porady

Zarządzanie czasem – jak organizować czas pracy w przedsiębiorstwie?

Prowadzenie własnej działalności jest skomplikowane. Często zdarza się, że przez nieefektywne dysponowanie czasem traci się jego całą masę, a przecież można by było odpocząć lub rozwinąć firmę jeszcze bardziej. Ten problem tyczy się wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych średnich i większych. Spokojnie, czytając dalej dowiesz się, jakie są optymalne zasady organizacji pracy w firmie.

Zasadniczo każde rozwijające się przedsiębiorstwo wzbogaca się o dodatkowe działy. Czasem jest to księgowość, produkcja itd. W każdym wypadku wymaga to zatrudnienia nowych pracowników, nad którymi pieczę trzyma przedsiębiorca. Żeby firma dobrze funkcjonowała, należy skupić się na wielu aspektach.

Przed otwieraniem nowego działu w firmie warto jest dobrze ocenić to, jak bardzo jest on potrzebny. Jeżeli marka będzie w dużej mierze na nim polegała, to przedsięwzięcia w tę stronę będą konieczne. Kiedy jednak chodzi jedynie o usprawnienie pracy, na przykład zatrudnienie informatyka, to znacznie lepszym rozwiązaniem może okazać się outsourcing.

Za przykład można wziąć sytuację, kiedy pracodawca nie do końca wie, czego oczekiwać od takiego specjalisty, ponieważ zwyczajnie nie zajmuje się takimi zadaniami. Przez to przeprowadzając rekrutację może on trafić na niewłaściwą osobę, bez koniecznego doświadczenia, umiejętności, postawy itd. W przypadku korzystania z outsourcingu natomiast, wystarczy podpisać umowę z daną firmą informatyczną, prawniczą itd. To lepsze rozwiązanie, ponieważ do swojej dyspozycji będzie się miało fachowca pewnego, który czerpie wiedzę z pracy również z innymi firmami.

Co więcej, podczas zatrudniania własnego pracownika należy także dać mu odpowiednie warunki do pracy, czyli np. kupić biurko, komputer, przeprowadzać szkolenia itd. Nie można zapominać też o tym, że przez outsourcing zwykle płaci się wyłącznie za tyle pracy danego człowieka, ile jej wykonał – nie jest to bowiem etatowa posada, cechująca się tym samym wydatkiem z miesiąca na miesiąc. Outsourcing jest wart przemyślenia najbardziej z tego względu, że ma się pewność dobrego wykonania zadania, przez co nie trzeba tracić czasu na nadzór, rekrutacje, zajmowanie się dokumentami (w związku z zatrudnieniem pracownika) itd.

Planowanie celów i zarządzanie czasem jest niezwykle istotne. Co ciekawe, bardzo dobrym rozwiązaniem w tej materii jest dokonanie delikatnego dochodzenia. Chodzi oczywiście o sprawdzenie, jak działa konkurencja, która bez wątpienia jest bogatą kopalnią informacji.

Techniki zarządzania czasem są różne, jednak zawsze sprowadzają się do jednego – ograniczenia marnowania czasu. Z tego powodu wielu przedsiębiorców jako pojęcie „organizacja czasu pracy” rozumie zatrudnienie osoby, która może wyręczyć z mniej istotnych spraw. Chodzi o asystenta. Taki człowiek może na przykład udać się do sklepu i kupić butelkę wina dla dobrego klienta w imieniu przedsiębiorcy. Może umówić spotkanie z potencjalnymi pracownikami lub kontrahentami, prowadzić kalendarz, informować o nadchodzących spotkaniach i zbierać dane na temat tego, jakie sprawy będą na nich poruszane. Warto dodać, że można nawet w taką pomoc zaopatrzyć się zdalnie. Jesteśmy społeczeństwem rozwijającym się w stronę internetu, dlatego warto wykorzystywać takie rozwiązania.

Organizacja pracy – biurowej, terenowej itd. zawsze powinna też dotyczyć określonej hierarchii działań. Priorytetyzacja zadań wymaga oceny, czy dana sprawa jest ważna oraz pilna. Z tego powodu zdarzenie X może być ważne i pilne, ważne i niepilne, ale też mało ważne i pilne lub niepilne. W przypadku mniej ważnych spraw, ale koniecznych do rozwiązania „na już” warto jest skorzystać z pomocy wspomnianego asystenta. Trzeba wiedzieć, że właśnie takie zadania najbardziej psują harmonogram dnia, ponieważ powinno się przede wszystkim skupić na najważniejszych rzeczach. Zarządzanie czasu pracy musi też być sprawą jasną dla pracowników, dlatego warto o priorytetach uczyć swoich ludzi. Dzięki temu cała firma będzie pracowała bardziej efektywnie! Żeby jednak było to możliwe, przedsiębiorca powinien zlecając zadania mówić o tym, co jest najważniejsze, ponieważ to on wie najlepiej.

Ograniczyć marnowanie czasu w firmie może też odpowiednie dobranie zadań do konkretnego pracownika. Wymaga to jednak dobrej znajomości konkretnych osób. Może się okazać, że mając 5 ludzi w dziale i mianując jednego liderem zespołu, który zajmie się nadzorem i rozdzielaniem obowiązków, pozostała czwórka szybciej się upora z zadaniami, które miałaby normalnie wykonać cała piątka.

Na blogu naszego partnera dowiesz się więcej o zarządzaniu firmą. Więcej informacji znajdziesz na stronie https://www.brella.pl/blog/.

Dodaj komentarz