W dobie specjalizacji usług outsourcing staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem. Przedsiębiorstwa, chcąc skupiać się głównie na swojej podstawowej działalności, zlecają zewnętrznym firmom nie tylko usługi, takie jak: sprzątanie lub ochrona, ale też doradztwo prawne, obsługę podatkową czy rachunkową. Jakie korzyści może przynieść powierzenie prowadzenia księgowości podmiotowi zewnętrznemu?
Po pierwsze – mniejsze koszty. Jeśli zlecamy rachunkowość innej firmie, nie potrzebujemy już własnej księgowej czy fakturzystki. Odchodzą zatem koszty wynagrodzenia i składek, ale nie tylko – nie kosztuje nas również rekrutacja, szkolenia czy aspekty techniczne – im mniej pracowników, tym mniej włączonych komputerów, a tym samym mniejsze rachunki, np. za prąd. Rozwiązanie jest tym korzystniejsze, że wydatki na obsługę biura można wliczyć w koszty prowadzenia działalności.
Po drugie – oszczędność czasu. Brak konieczności zastanawiania się nad rozwiązaniami z zakresu księgowości to oszczędność nie tylko pieniędzy, ale też cennego czasu. Mając spokojną głowę, że naszymi rachunkami zajmują się profesjonaliści, możemy w pełni skupić się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa. Tym bardziej, że firmy outsourcingowe oferują również kompletne analizy i sprawozdania, co ułatwia i przyspiesza podejmowanie pewnych decyzji przez kadrę kierowniczą.
Po trzecie – wysoka jakość usług. O ile standardowej firmy raczej nie stać na stałe szkolenia swojej księgowej, to podmioty, które specjalizują się w usługach rachunkowych, bazują właśnie na wiedzy pracowników. Tak jak firma budowlana inwestuje w szkolenia dla inżynierów, a nie księgowej, tak przedsiębiorstwa, których ofertą jest właśnie prowadzenie dokumentacji, pilnują, by pracownicy doskonalili stale swoje umiejętności. Ponadto pracują oni na dokumentacji różnorodnych podmiotów, dzięki czemu zdobywają szerokie i unikatowe doświadczenie.
Po czwarte – zmniejszenie ryzyka. Przenosząc księgowość na firmę zewnętrzną, przenosimy na nią również odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację i wdrażane rozwiązania. Jeśli pewne działania zostały zrealizowane z naruszeniem przepisów prawa, to odpowiedzialność – zarówno finansową, jak i karną, ponosi tutaj biuro rachunkowe.
Zalet outsourcingu księgowości jest wiele, ale jak każde rozwiązanie i to ma również swoje wady. Podstawową jest ryzyko związane z korzystaniem z niesprawdzonych czy niezbyt profesjonalnych usług. Jest to oczywiście ryzyko jak najbardziej do wyeliminowania. Trzeba zdawać sobie sprawę, że na rynku wśród dobrych firm istnieją również podmioty bardzo słabe, a nawet takie, które mogą czerpać korzyści z przekazanej im dokumentacji firmy, np. sprzedając dane konkurencji. Są to przypadki skrajne, ale – wybierając firmę outsourcingową – należy wziąć pod uwagę podobne ryzyko i dobrze sprawdzić dany podmiot. Pomocne mogą być w tym opinie klientów, ale też istotne w tej pracy dokumenty, takie jak: licencja Ministra Finansów czy ubezpieczenie OC. Korzystanie z zewnętrznej księgowości jest więc rozwiązaniem opłacalnym, ale tylko wtedy, gdy dobrze przeanalizujemy nie tylko ofertę, ale i historię danej firmy.
